弊社のマンション管理業務の受託について

弊社は、事務管理業務、管理員業務、清掃業務、建物・設備管理業務を一括して受託するのではなく、各マンションに即した管理業務対応を講ずることとしており、各管理組合様の要望に柔軟に応えられる様にしております。基本的には、事務管理業務と管理員業務を受託し、清掃業務と建物・設備管理業務については、管理組合様からの直接発注をお願いしております。 以下、弊社の受託業務の概要についてご案内申し上げます。

■事務管理業務について

(1)　出納・会計業務
管理費等の収納や諸費用の支払は、管理組合理事長様名義の口座を使用します。
決算書及び予算案の作成、未収金の督促、資金管理等の対応については委託業務の必須事項でもあり基本的業務としております。
また、管理費等滞納者への督促業務として、「管理費等督促業務手順」をご提案し、滞納が長期化とならないように努めます。悪質な滞納者への対応は、弊社顧問弁護士による相談解決も可能としております。
※管理費等の徴収については、管理組合様のご要望に応じた徴収方法又は収納代行会社に徴収業務を委託して頂く方法にて対応しております。

(2)　管理組合運営業務
総会・理事会の運営（開催案内・議案資料作成・議事録素案作成・会合の出席等）支援業務は全て弊社の管理担当者(管理業務主任者)が対応します。管理組合様と協議の上、概ね５年毎の長期修繕計画立案及び修繕工事実施や保守点検実施の際の企画又は調整の対応を行います。
その他、管理組合様の運営上で発生する様々な諸問題への解決策提案や対応、管理規約・使用細則・諸届出書等の改訂素案の作成、組合員への通知文や掲示文の素案作成等も基本的受託業務範囲としております。 　

■管理物件担当者について

豊富な管理業務実践経験を有する弊社の管理業務主任者が担当することにしております。また、社内においては、管理物件担当者以外のスタッフも各管理物件の管理状況を共有しており、皆で担当意識を持って対応するとの方針から、即時対応が出来るように社内体制を取っております。

■管理員業務について

(1)　管理員の管理形態
管理組合様のご要望（利便性・防犯性・戸数規模・予算額等を勘案）あるいは弊社の提案に基づき、双方で協議した上にて対応しております。

(2)　管理員業務
マンション標準管理委託契約書に準ずるだけでなく、管理組合様が必要とする業務の対応を加えた上、居住者の皆様が日常生活を安心・快適に過ごせるように努めております。 　　　

■清掃業務について

(1)　日常清掃
管理員または専任清掃員による対応とし、常に清潔な住環境を維持できるよう、努めております。

(2)　定期清掃・特別清掃
専門業者に依頼しますが、原則として契約締結及び発注は管理組合様とし、弊社は立会い及び履行確認等を行います。

■建物・設備管理業務について

(1)　原則として契約締結及び発注は管理組合様とし、弊社は企画又は調整等の対応を行います。弊社より専門業者をご紹介させていただくことも可能です。

(2)　弊社は立会い及び履行確認等を行う他、管理組合様が行う設備管理業務全般の代行事務及び保守点検後の対応補佐を行います。 　　　

■セキュリティ業務について

(1)　管理員によるセキュリティ業務は、館内への出入者の応対確認と館内巡回強化とします。

(2)　共用部分の防犯対策は、マンションに応じた防犯設備を弊社より提案の上で対応措置を講じていただきます。

■夜間休日及び緊急事態発生時の対応について

(1)　緊急連絡依頼事項に関する連絡は、年間（弊社の休業日・夜間を含む）を通じて、弊社連絡センターにて連絡受信後、緊急出動又は対応措置を講じております。

(2)　諸設備の遠隔監視システム導入による緊急対応は、遠隔監視業者により対応します。 　

■防災対策について　

突然起こるのが火災や地震の災害です。弊社は、管理組合様と協議の上にて、マンションに即した各災害への対応マニュアルの作成をお手伝いし、緊急時に備えております。